Image 3 Description

Mijn project in het geheel

Mijn project in het geheel …

“Mijn project krijgt geen aandacht in de organisatie”. “De projectmedewerkers werken onvoldoende mee”, “Steeds is er gedoe”, “Er wordt langs elkaar heen gewerkt”, “De planning wordt niet gehaald”, “Er is te weinig capaciteit”, etc.

Wellicht bekende zinnen die je regelmatig tegenkomt. Als projectmanager kun je op elke bovengenoemde zin gaan handelen, los van elkaar. Je gaat recht op je doel af en geeft aan wat je constateert en wat je per direct verwacht. Kan heel goed werken. Maar dan ben je aan het inzoomen op de betreffende opmerking. Je wilt het opgelost zien, hoe maakt dan niet uit, maar wel dat het project weer gaat stromen (“tot de volgende hik”).

Maar er is meer dat boeit wanneer je deze zinnen in zijn geheel gaat bekijken en in relatie tot elkaar. Er gebeurt wat rondom en in het project en in de organisatie waar je geen vat op krijgt. En dan wordt het pas interessant. Het systeem raakt “in de knel”, het project in het geheel functioneert niet lekker. Steeds is een project in het grote geheel op zoek naar evenwicht en wil het in het geheel wel compleet zijn. Is er balans, is de plek correct en is ieder betrokken?

Hoe kun je op een andere manier tegen allerlei dynamieken en symptomen binnen het systeem aan gaan kijken?

Welke vragen kun je stellen om een beter beeld te krijgen van wat er eigenlijk speelt.

“Mijn project krijgt geen aandacht in de organisatie”
Wie is de initiatiefnemer van het project?
Hoe is het project ontstaan?
Is er ooit eerder een vergelijkbaar project geweest?
Wie is de eigenaar / verantwoordelijke voor het project?
Wie maakte het mogelijk dat het project kon starten?
Hoe staat het project in relatie tot andere projecten?
Hoe staat het project t.o.v. de organisatiedoelen?
Wie horen er allemaal bij?
Zijn er projectmedewerkers voortijdig vertrokken of van het project gehaald?

“De projectmedewerkers werken onvoldoende mee”, “Er wordt langs elkaar heen gewerkt door medewerkers en leverancier”
Welke goede reden hebben de projectmedewerkers daarvoor?
Wie horen er allemaal bij? Medewerkers / Afdelingen / Externen
Wie horen er niet bij maar krijgen wel een plek?
Wie horen er bij maar krijgen geen plek?
Is er een goede balans in de verantwoordelijkheden?
Werkt de ene partij veel harder dan de andere?
Is de ene medewerker meer geneigd om te geven dan om te nemen?

Door deze vragen te stellen ga je kijken hoe zaken in het systeem zich tot elkaar verhouden.
Eigenlijk ga je uitzoomen in plaats van inzoomen. Waar past dit gedrag bij?
Gezien vanuit het systemisch denken gelden een aantal basisprincipes.

Binding
Iedere projectmedewerker wil er bijhoren in het project
Iedere projectmedewerker heeft recht op een plek in het project
Hoe is de relatie van de projectmedewerker t.o.v. het project en t.o.v. zijn lijn-dan wel staffunctie?

Ordening
Wie is leidinggevende?
Wie stuurt de projectmedewerkers aan?
Hoe verhouden betrokken externe partijen zich tot het project, welke rol meten zij zich aan? (Uitvoerend, Coachend)
Hoe is de relatie van de projectmedewerker t.o.v. het project en t.o.v. zijn lijn-staffunctie?

Balans in geven en nemen
Doet iedere projectmedewerker wat er van hem verwacht wordt?
Kan de afgesproken beschikbare capaciteit ook nagekomen worden of wordt door de ene projectmedewerker meer inspanning verricht dan de ander?
Hoe is de relatie van de projectmedewerker t.o.v. het project en t.o.v. zijn lijn-staffunctie?

Het systeem zou weer in overeenstemming kunnen komen met deze basisprincipes want dan gaat de energie weer stromen in het project en kan de gewenste verandering doorgevoerd worden.

Als we dit willen beoordelen dan kunnen we het ook gaan opstellen. Wat moeten we ons daarbij voorstellen? Hierbij een voorbeeld en een manier van opstellen:

Casus:
De projectmanager vindt dat het project te weinig aandacht krijgt en bespreekt dit met zijn opdrachtgever. De projectmanager wil graag onderzoeken waar de oorzaak ligt en wat hij er aan kan doen.

Wat stellen we dan op?
We kunnen dan o.a. opstellen het project, de projectmanager, de opdrachtgever, het projectdoel, alle andere projecten (dit kun je stapsgewijs gaan uitvoeren).

Hoe stellen we op?
D.m.v. bijv. kopjes, of fiches, of door het te tekenen op een papier, of wat er maar voor handen is. Of met behulp van eigen mensen of representanten.

Als uitgangssituatie ontstaat onderstaande opstelling (de pijltjes geven de kijkrichting aan):

MPG Schema1

Wat valt er op in deze opstelling?
De projectmanager is alleen gericht op het project en in mindere mate naar het projectdoel, maar heeft totaal geen oog voor de andere projecten en de opdrachtgever.

Het project ziet zijn doel en ziet de opdrachtgever, maar de projectmanager ziet hij niet. Het project staat erg ver weg en alleen t.o.v. de andere projecten

De opdrachtgever ziet deels de andere projecten, maar ziet niet het project,de projectmanager en het projectdoel.

Het projectdoel staat verwijderd van het project en is niet één met het project.

Vanuit de uitgangssituatie kun je vragen gaan stellen waarom dit zo is opgesteld.
Wat is de reden dat de opdrachtgever niet naar het project kijkt of kan kijken? Of waar kijkt de opdrachtgever naar?
Hoe komt het dat het project en haar projectdoel van elkaar zijn verwijderd?
Hoe kan het dat het project zo ver verwijderd is van de andere projecten?
Waarom kijkt de projectmanager naar het project? Of waarom kijkt de projectmanager niet naar de omgeving van het project?
Wat heeft de projectmanager nodig om naar het geheel te kunnen kijken?
Wat heeft de opdrachtgever nodig om naar het project te kunnen kijken?

Wanneer de vragen zijn beantwoord kan het zijn dat er bewegingen mogelijk zijn waardoor er meer balans is en rust is in het gehele systeem. Het zou er dan als volgt uit kunnen zien na het uitvoeren van de interventies:

MPG Schema2